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Mettre en place un onboarding inclusif et efficace

Les chiffres sur l’onboarding en entreprise issus du baromètre Workelo x Ipsos 2024 (source : Taleez), soulignent l’importance de cette étape dans l’intégration des salariés :

Chiffres clés : - 64% des candidats sont stressés avant leur premier jour en entreprise ; - 36% des salariés continuent de consulter des offres d’emploi pendant leur période d’intégration ; - 97% des collaborateurs considèrent qu’un bon onboarding est important, voire très important.

Le sujet est donc pris au sérieux par les entreprises, à tel point que certaines intègrent l’onboarding dans leur processus de recrutement afin de garantir une expérience sans rupture pour le futur salarié. L’entretien peut ainsi se prolonger par l’envoi d’une vidéo immersive présentant l’entreprise, son environnement de travail, ses avantages et les futurs collaborateurs.

Du côté de la formation, l’entrée en formation est une étape tout aussi sensible pour l’apprenant en situation de handicap. Il peut être confronté à différentes appréhensions : la crainte d’une rupture avec son parcours précédent ; la nécessité de réexpliquer sa situation ; la peur de l’incompréhension ou des préjugés ; l’anxiété liée à un nouvel environnement potentiellement inadapté ; la difficulté à identifier rapidement les bons interlocuteurs ; ou tout simplement la difficulté à créer un premier contact.

Au même titre qu’en entreprise, l’onboarding peut s’intégrer dans un processus d’accueil qui sécurise l’entrée en formation, réduit l’anxiété, prévient les risques de rupture et favorise la réussite du parcours. Il reposera sur 4 piliers fondamentaux :

L’anticipation

Récolter en amont les informations nécessaires à une bonne intégration, en mobilisant, lorsque cela est pertinent, les acteurs du parcours (référents de parcours, conseillers Cap emploi, etc.). Avoir connaissance de solutions qui ont déjà fait leurs preuves, sera un gain de temps précieux.

La mise en place d’une relation de confiance

Avec l’apprenant : permettre à l'apprenant de repérer rapidement le référent handicap et tout autre acteur de la formation afin de comprendre son rôle pour manifester au plus tôt ses besoins.

L’accessibilité des supports

Veiller à la mise à disposition de documents administratifs et pédagogiques accessibles

L’identification d’aménagements prioritaires

Repérer les besoins relatifs aux rythmes de travail, aux supports pédagogiques, aux outils mobilisés ou encore aux modalités d'évaluation.

D’un point de vue chronologique, c’est une démarche d’accueil progressive et structurée, qui débute AVANT l’entrée en formation et se poursuit dans les semaines qui suivent.

Proposition d’un parcours en 4 étapes (à adapter selon le fonctionnement de votre structure et le rythme de vos formations) :

Pré-accueil (J-15 à J-5)
  • Entretien initial (à distance ou sur site) avec une trame standard.
  • Premier repérage des besoins : cognitifs, sensoriels, moteurs, psychiques ; organisationnels et logistiques.
  • Pré-configuration des aménagements : supports accessibles, places réservées, outils numériques, pauses adaptées.
Jour J et première semaine
  • Séance d’accueil personnalisée si nécessaire et en accord avec l’apprenant (présentation des règles claires, remise d’un livret compréhensible, repérage des espaces, explications des aménagements).
  • Possibilité de créer un binôme entre l’apprenant et un référent de groupe.
  • Possibilité d’instaurer des micro-évaluations diagnostiques sans enjeu certificatif afin d'adapter l'accompagnement.
Les premières semaines
  • Points de suivi à J+7 et J+ 21 : évaluation des points bloquants ; repérage des signaux faibles ; ajustements des aménagements
  • Communication proactive avec l’équipe pédagogique ; traçabilité des actions.
  • Bilan partagé de ce qui fonctionne et ce qui reste à adapter

Selon la durée de la formation, on peut ensuite instaurer un suivi de contrôle mensuel ou bi-mensuel.

La réussite de l’onboarding repose sur l’engagement et la cohésion des acteurs clefs de ce parcours d’intégration à commencer par l’apprenant et le référent handicap avec le soutien de sa direction et des équipes pédagogiques. C’est un outil d’anticipation et non de résolution, qui repose sur une structuration précise et progressive pour éviter les répétitions. Sa raison d’être est le bien-être de l’apprenant en situation de handicap et par extension, il peut s’adapter à tous les apprenants.

Pour aller plus loin

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